Le service du secrétariat de la commune de Loumbila : la plaque tournante de la mairie

Le service du secrétariat est un des huit que compte la mairie de Loumbila. Ce département, piloté par le secrétaire administratif Séni KABRÉ depuis 2013, joue le rôle de porte d’entrée et de sortie des documents administratifs des citoyens communaux.

« Les agents sont accueillants et ordonnés. Ce qui n’est pas le cas ailleurs où souvent tu reviens et on ne retrouve pas ta demande. » Ces propos sont ceux d’Ibrahim DEERA, visiblement satisfait du service du secrétariat qui le reçoit le vendredi 13 mars 2020 en milieu de matinée. L’homme est venu s’enquérir de l’état d’avancement de sa demande introduite une semaine auparavant.

Traiter des demandes comme celle d’Ibrahim Deera, c’est le quotidien de Germaine TIEMTORÉ et de Nafissiatou LINGANI, les deux agentes du service. Mais ce n’est pas tout. Pour leur responsable Séni KABRÉ, son département « … a pour principales attributions la réception, l’enregistrement et la transmission de courriers, le traitement, le classement et la conservation de divers actes, la saisie de certains documents, l’étude et le traitement de dossiers, l’orientation, l’information et le renseignement des usagers et, enfin, l’exécution de certaines tâches demandées par le maire ou le secrétaire général ».

Cette position de plaque tournante, les usagers, eux aussi, la reconnaissent. Ils conviennent de l’importance du secrétariat et, surtout, de la disponibilité des agents. C’est le cas d’Opportune BÉLEMSAAGA. Elle affirme : « C’est ici que nous avons les informations ; quand tu ne connais pas on te montre. » On le constate, le secrétariat accomplit de nombreuses missions. Cela fait de lui un des plus importants des huit autres services que compte la mairie. Des sections vis-à-vis desquelles le secrétariat joue le rôle de service tampon. « Nous entretenons de bons rapports avec tous les services de la mairie ; mieux, nous donnons des informations d’orientation dans la gestion des documents administratifs. En témoigne le scannage des documents imputés à chaque service », argumente Séni KABRÉ.

Séni KABRÉ, responsable du service secrétariat de la mairie

Cependant, Mme BÉLEMSAAGA ajoute : « Seulement je trouve que la maison est étroite ; il faut que le maire trouve une maison pour leur permettre de bien travailler. Il y aurait, ainsi, assez de place pour les visiteurs. » Et il s’agit, là, d’une des difficultés auxquelles le secrétariat fait face, estime son premier responsable. Ce dernier s’empresse d’en énumérer plusieurs autres parmi lesquelles l’insuffisance du personnel : « Nous avons un maire qui écrit beaucoup et la mairie reçoit aussi assez de correspondances. Cela fait que nous sommes surchargés. Pour l’année 2019, par exemple, nous avons enregistré 3 189 courriers et expédié 1 578. Le matériel de travail aussi est un peu vétuste et insuffisant. »

Même si les rapports avec les usagers sont pour la plupart cordiaux, les travailleurs du secrétariat regrettent la réticence de certains à se faire aider pour rendre leurs adresses au maire conformément à la norme. Néanmoins, Séni KABRÉ et ses collaboratrices soutiennent accomplir leurs missions avec engagement.

Joseph OUÉDRAOGO, Chef du Service communication de la mairie de Loumbila

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